5 этапов запуска бизнеса по организации и проведении мероприятий

Организация и проведение мероприятий, как бизнес: плюсы и минусы запуска бизнеса + 6 шагов по регистрации проекта + ОКВЭД + 3 формата запуска + список услуг агентства + решение производственных моментов + 4 эффективных метода рекламы бизнеса + расходная часть

Организация праздников для человека, который в этом деле не разбирается, — настоящая проблема. В дополнение к стандартным нюансам, возникает ряд неудобств, связанных с нынешней пандемией короны. Обращение к сторонним организациям за помощью в решении вопроса становится не желанием, а необходимостью.

В сегодняшней статье мы рассмотрим организацию и проведение мероприятий, как бизнес. О нюансах и этапах запуска данного проекта будет рассказано во всех подробностях далее.

Актуальность запуска бизнеса по организации и проведений мероприятий

Если рассматривать нишу на английский лад, то организацией и проведением мероприятий в нашей стране сейчас занимаются Event-агентства. В своем старом проявлении – это коммерческие предприятия со штатом сотрудников и тамадами в качестве основной движущей силы праздников. Сама компания контролировала организационные мелочи, а тамада выполнял роль ведущего.

По мере европеизации в нашей стране, классические конторы отошли на второй план или переименовались в ивент-агентства. Подобные агентства могут работать по 2 схемам – напрямую или через посредников. Во втором случае организация выступает в качестве среднего звена между заказчиками и творческими личностями, желающими подзаработать. Детальнее о плюсах и минусах подобного бизнеса расскажем в таблице ниже.

Достоинства бизнеса	Недостатки направления
Низкий порог вхождения в нишу бизнеса. Человек избавляется от существенного кредитного ярма еще на старте проекта.	Конкуренция. Рынок по РФ уже имеет состоявшуюся аудиторию почти по каждому из крупных и средних городов. Выбиться в топ новичку может быть очень сложно.
Маленький штат сотрудников. Заниматься бизнесом может даже всего один человек.	Зависимость от числа жителей. Спрос на услуги стабильно высок в городах от 500 000 человек. В мелких городках открывать такой бизнес бессмысленно.
Экономическая свобода в выборе специализации + краткие сроки окупаемости.
Минимум рисков с издержками. Подобные организации работают по полной предоплате. Даже при некачественном мероприятии и негативе со стороны заказчика, дальше негативного отзыва дело не пойдет.	Сезонность бизнеса. Если речь о крупных государственных праздниках, то здесь будет прослеживаться волнообразная тенденция. Больший спрос наблюдается летом и осенью.

Работать по направлению рекомендуется энергичным личностям с ярко выраженными творческими склонностями. При таком раскладе бизнес будет приносить не только деньги, но и удовольствие от самого процесса.

Этапы реализации бизнеса по организации и проведении мероприятий

Бизнес по организации мероприятий крайне разнообразен, потому предоставить типичный план проекта нереально. Одни агентства занимаются исключительно свадьбами и тематическими мероприятиями, а другие нацелены на проведение Дней рождения. Далее мы опишем 5 базовых этапов, через которые будет обязан пройти любой бизнес по направлению, запущенный с нуля.

1) Регистрация проекта

Для открытия агентства по организации и проведению мероприятий не требуется специальных лицензий либо специализированной разрешительной документации. Исключением служит только деятельность, которая может быть потенциально опасной для жизни человека. Например, роуп-джампинг или прыжки с парашютом.

Важно: если вы ориентируетесь на корпоративных клиентов, то нужно регистрировать ООО. Индивидуальный предприниматель не имеет доступа к крупным коммерческим заказам, из-за чего целевая аудитория существенно уменьшается.

Заниматься регистрацией ООО можно как самостоятельно, так и через специализированные агентства-регистраторы. Во втором случае придется выложить от 2 000 до 15 000 рублей в зависимости от скорости оформления дела.

Базовые шаги по регистрации ООО:

1. Подготовка протокола решения о создании. Если в ООО несколько участников, требуется организация собрания учредителей.
2. Оформление заявления на регистрацию. В документе указывается место размещения компании и коды деятельности.
3. Внесение уставного капитала в размере 10 000 рублей. Деньги нужно положить на счет организации в течении первых 4 месяцев с момента регистрации.
4. Определиться с названием.
5. Оплата государственной пошлины в размере 4 000 рублей. При оформлении через сайт услуг ФНС данный взнос не взимается.
6. Уведомляем о выбранной системе налогообложения.

Сроки регистрации ООО от 3 до 5 суток. По завершению владельцу бизнеса советуется изготовить печать и открыть расчетный счет в банке. Из-за специфики бизнеса советуется открывать агентство с созвучным и ярким названием – это облегчит рекламу + сделает бизнес более узнаваемым в рамках региона распространения.

ОКВЭД	Тип деятельности
90.1	Искусство исполнительного типа Группа включает деятельность ансамблей, театральных групп, организацию концертов и прочее. В коде предусмотрен пункт и для частников
90.2	Вспомогательная деятельность исполнительного типа, а именно работа продюсеров, режиссеров, монтажеров декораций и прочих вакансий по направления.
90.3	Художественное творчество. Деятельность охватывает работу писателей и независимых журналистов.
93.29	Зрелищно-развлекательный тип деятельности. Состоит из видеоигр, прокат транспорта, прокат оборудования по отдыху, работа на ярмарках или шоу, кукольные театры, тиры, фейерверки и прочее.
59.12	Деятельность в области компоновки + монтажа кинофильмов, видео и телевизионных программ.

Чем шире спектр услуг со стороны агентства, тем больше потребуется указать кодов деятельности. Окончательный список можно расширить в любой момент, но, чтобы не переплачивать лишние деньги, советуется оглашать весь список на момент регистрации ООО.

2) Форма запуска + определение спектра услуг

Для бизнеса в сфере услуг исследование локального рынка особо важный этап становления. Даже на первый взгляд свежая идея может потерпеть крах в первые же недели деятельности агентства. В зависимости от стартового капитала и желания, бизнесмен может выбрать одну из 3 форм запуска. Детальнее по каждому в таблице ниже.

Форма запуска	Особенности
Продюсерская студия	Агентство самостоятельно запускает какое-либо мероприятие с целью раскрутки заказчика и прочих спонсоров. Происходит продажа билетов, реклама в СМИ и другие акции по раскрутке мероприятия. Основная область работы такого проекта – выполнение частных заказов.
PR-агентство	Основная задача — формирование общественного мнения. По сути немного отличается от классического ивент-агентства, ибо задача не «дарить радость», а заставлять их одобрять других.
BTL	Организации, которые занимаются продвижением товаров или услуг за счет торжественной подачи. Особенности направления – минимум рекламы и локализованность.

В зависимости от выбранного формата, разнится и целевая аудитория агентства. Почти 50% заказчиков будут составлять частные лица, остальная половина за коммерческими заказами. На страте долевое отношение оговоренных параметров будет составлять 10% к 90% в сторону частников, но по мере раскрутки, распределение сможет достигнуть отношения 80% к 20% в сторону корпоративных заказов. Детальнее изучить аудиторию поможет SWOT-анализ.

Теперь о перечне услуг. Тут следует выделить основной список и дополнительный.

Основные услуги	Вспомогательные услуги
Праздники корпоративного типа	Букеты на заказ
Тематические квесты (виртуальные также зайдут)	Составление меню для праздников
Организация свадебных церемоний	Покупка продуктов и напитков для мероприятий
Услуги художника для портретов и шаржей	Помощь повара
Мероприятия для детей	Помощь официантов
Технологические «приколы» — светящиеся костюмы, механизация и прочее	Торжественное оформление столов
Индивидуальные заказы праздников	Украшательства для помещений
Цирковые номера	Украшательства автомобилей
Проведение вечеров досуга	Музыкальное сопровождение праздника
Цирковые номера (фокусы, клоуны)	Фотосъемка и монтаж видео
Организация конференций и семинарных занятий — и здесь никак не обойтись без качественных канцтоваров, которые предлагает и поставляет известная и популярная фирма https://vanco.com.ua	Культурна программа
Мастер-классы	Фейерверки

Список основных и вспомогательных услуг можно расширить еще больше. Окончательный вердикт выносится на основании закупленного оборудования и количества нанятого персонала, который наняло агентство для воплощения проекта в жизнь.

3) Производственные моменты

В данный раздел бизнес-плана входит решение нескольких моментов – закупка оборудования, поиск сотрудников и аренда помещения под будущую «базу» агентства. Важно отметить, что развлекательные фирмы размещать в промышленных районах города не рационально. Поиск ивент-агентства для потенциального клиента должен быть максимально прост.

При запуске мелкой компании, организовать мини-офис можно у себя на дому, хотя при найме сотрудников данный вариант отпадет автоматически. Помещение для ивент-агентства по площади должно составлять от 50 квадратов. Также потребуется оформить 3 зоны – отдел реализаций услуги, подсобка и переговорная. Выбирайте место с максимальной проходимостью, желательно в центральной части города, где постоянно много траффика.

Какое оборудование потребуется:

• персональные компьютеры для администрации и менеджера;
• телефон + факс;
• принтер;
• плазма;
• мебель в приемную – диванчик, кресла, стойка и прочее;
• чайник;
• кофеварка.

В дополнение может идти различная тематическая атрибутика. Если агентство работает в сфере детских праздников, можно закупиться базовым оборудованием для проведения дней рождения и прочих мероприятий с детской аудиторией.

При работе с корпоративными клиентами нужно в первую очередь потратиться на качественное звуковое оборудование. Стоимость колонок, микшера, пульта ди-джея и прочих мелочей для проведения громких мероприятий составит от 100 000 рублей. С целью экономии можно закупиться бывшим в употреблении товаром, или вовсе арендовать на пару месяцев, пока не удастся отбить стартовые вложения и выйти в плюс.

Набор персонала в ивент-агентство:

1. Менеджер. На плечи работника ложатся все переговоры и обработка заявок на проведение мероприятий. В сезон таких заявок может быть больше 20 в сутки, и умело разобраться с каждой сможет далеко не каждый. Проводите жесткий отбор и закрывайте вакансию только профессионалами своего дела. Оплата у менеджера, как правило, сдельная — ставка + 5%-15% от заработка с каждого заказа.
2. Оформитель. Человек с задатками дизайнера. В обязанности входит качественное оформление залов для будущих мероприятий, которые принял в обработку менеджер. Оплата, как и предыдущей вакансии, сдельная – ставка + процент от заказа.
3. Тамада-ведущий. Неотъемлемая часть любого мероприятия. Вакансия может быть, как постоянная (если заказов много всегда) итак и договорной. Во втором случае удастся сэкономить до 40% от заработной платы.
4. Водитель. Ищите человека с собственным авто. Обязанность работника одна –доставка коллектива на место проведения мероприятия. Заработок водителя фиксированный – от 13 000 до 20 000 рублей.

Мы же понимаем, что организация мероприятий не обойдется без творческих личностей. Нанимать музыкантов, художников и прочих людей на постоянку не рационально, ибо переплата за простой будет колоссальной. Здесь следует делать упор на договорные отношения. К примеру, делать предварительный заказ музыкальной группы с почасовой оплатой. В большом шоу-бизе все работают только через аутсорсинг.

Обратите внимание: при сдельной работе не нужно слишком увлекаться наценкой. Если танцевальный коллектив просит 5 000 рублей за выступление, это не значит, что заказчику можно выдвигать ценник в 10 000 рублей. Тот попросту отменит заказ, и наймет коллектив напрямую.

Оптимальным значением прайса считается 15%-20% поверх основной суммы заказа. Полученные деньги перекрывают ежемесячную расходную часть + дают неплохой чистый заработок непосредственно предпринимателю, который данную идею запустил.

Разбор нюансов по запуску ивент-агентства с нуля:

4) Реклама + финансовая часть проекта

Event-агентство относится к бизнес-направлениям, которые без существенной рекламной кампании являются пустышками без светлого будущего. Начинать раскрутку бизнеса следует еще до его официального представления. Специалисты советуют запускать слухи о новом игроке в нише еще за месяц до запуска – на момент открытия можно будет сразу получить небольшую базу клиентов. О методах продвижения расскажем в таблице ниже.

Метожд	Суть	Эффективность (из 5 ★)
Сайт	Имеется в виду личный сайт-визитка. Так как деятельность всем своим видом намекает на эффектность, то и ресурс должен вызывать «Вау» -эффект. Услугу по разработке сайта под ключ можно по адекватной цене заказать на фриланс-площадках.	★★★★★
Промо-акции	Штат ивент-агентства состоит из ярких и неординарных личностей (другим там делать нечего). Если сесть за «круглый стол» и обсудить вариации акционных предложений, можно получить вполне приемлемый результат.	★★★★
Соцсети	В 21 веке большинство целевой аудитории агентств по организации и проведению мероприятий сидят в социальных сетях. Пара страничек в ВК, Инстаграм и Faceboook привлекут внимание ЦА и пропиарят ТМ среди жителей города.	★★★★
«Сарафанное радио»	Слухами живет этот мир. Если ваше агентство предоставило качественную услугу коммерческой организации, предприниматель получит не только одобрение в качестве отзыва, но и друзей заказчика в качестве бонуса.	★★★★★

Не стоит брезговать и классической рекламой – тематическое оформление вывески и витрин, полиграфический раздаточный материал, растяжки, билборды, благотворительные акции ну и холодные звонки.

Статья расходов	Размер, ₽
Всего:	470 000
Регистрация бизнеса	20 000
Аренда помещения и ремонт	80 000
Закупка оборудования	200 000
ФОТ	80 000
Налоги	20 000
Реклама	50 000
Прочее	20 000

Расходная часть составит порядка 500 000 рублей. В отношении доходной составляющей, организация и проведение мероприятий, как бизнес, может обогатить бизнесмена на 80 000 рублей в месяц и более. Таким образом, окупаемость проекта наступит спустя 6 месяцев.

Источник: biznesprost.com