Инструкция со скриншотами, как составить план продаж

Как составить план продаж – правила и порядок разработки документа + 8-шагов по составлению ПП с нуля. Обзор 7 способов прогнозирования + разбор метода на примерах. Как оформить и структурировать ПП + пример разработки в Excel.

Планировка потенциального дохода для предприятия крайне важна. Не имея четкого представления по будущим целям, выжать из бизнеса пиковые показатели нереально.

Вопрос как составить план продаж одинаково актуален для руководителей и сейлз-менеджеров. Составить документ не сложно, достаточно придерживаться базовых принципов, о которых мы и поговорим далее в статье.

Что такое план продаж?

Порядка 50% руководителей считают, что план продаж – это фикция, без которой они могут обойтись. Если брать во внимание процесс составления документа, подобное мнение правду имеет место быть. Руководство часто завышает планки, делая их невыполнимыми с физической точки зрения. Прихоти организации проецируются на цифры доходности, достичь которых рядовым сотрудникам компании сверхтрудно, а иногда – невозможно.

Что такое воронка продаж: как ее построить?

Цели составления плана продаж:

1. Систематизация рабочего времени. Объем документа зависит от числа торговцев, работающих под крылом компании + функций, прикрепленными за ними.
2. Мотивационный фактор. Для каждого сотрудника имеется собственный план продаж и сроки его выполнения. В качестве поощрения наиболее активных сотрудников используются премии.
3. Прогнозирование. Один из правил развития бизнеса – выполнение планов продаж. Если составитель сумеет рационально распределить трудовые ресурсы + не будет искусственно завышать цифры, результат работы руководство явно порадует.
4. Контроль + учет. Руководство должно объективно оценивать КПД сотрудников. Помимо единиц продаж, стоит учитывать и другие показатели – маржа, суммарный валовый доход и прочее.

Начинающему предприятию важно осознавать минимальное допустимое значение, являющееся «дном», провал которого выводит компанию в минуса. Для успешного бизнеса, наоборот – внимание уделяется пиковым показателям продуктивности, направленным на выход дела за рамки текущего уровня успеха.

Тип плана	Срок	Особенности
Перспективный	5-10 лет	Ориентирован на долгосрочное прогнозирование результатов работы предприятия. Создается высококвалифицированными специалистами.
Текущий	12 месяцев	Дополнение перспективного планирования. Основные функции – уточнение и корректирование показателей. Разрабатывается за 1-2 месяца до его внедрения.
Текущий	1-6 месяцев	Месячные, квартальные и полугодичные планы несут в себе локальные задачи бизнеса – реализовать 1000 единиц продукции, набрать 30 человек в клиентскую базу и прочее.

Говорить о преимуществах/недостатках плана продаж нерационально, ибо минусов у такого мероприятия попросту нет. Разработка документа влияет на развитие бизнеса исключительно с положительной точки зрения.

Как составить план продаж для менеджера –порядок, правила и структуризация

План продаж – это не цифры с потолка, а реально просчитанные перспективы компании на будущее. Эксперты рекомендуют разрабатывать одновременно 3 плана продаж – максимум, средние показатели и минимум. Первый отображает перспективы при максимальной отдаче сотрудников, второй – усредненные значения продуктивности (минималка с коэффициентом 1.2), а третий – простейший вариант событий, достижение которого должно быть = 100%.

1) Правила/порядок разработки плана продаж

Первый пункт подразумевает факторы влияния. Их количество зависит от масштабов бизнеса + ниши в целом. Для гаражного бизнеса по производству гвоздей достаточно анализа 3-5 показателей, а для интернет-магазина с офлайн точками не хватит и 20.

Какие факторы придется учитывать:

• сезонная зависимость;
• темп развития тенденций внутри рынка;
• причинность спадов;
• уровень конкуренции;
• перемены в законах, экономике и политике государства распространения;
• скачки цен на ассортимент;
• куда сбывать товар/услугу;
• кто будет ЦА вашей продукции.

Нельзя сбрасывать со счетов сотрудников и рекламу – эти 2 параметра могут стать основными в процессе прогнозирования заработка. Без надлежащей рекламной кампании, достигать пиковых показателей производства нереально, то же касается и отдачи работников компании.

Какая реклама самая эффективная: онлайн и оффлайн виды

А теперь давайте разберем пошаговый алгоритм работы для достижения адекватного результата из расчета на 12 месяцев.

Шаг №	Суть	Описание	Значимость (из 3 ★)
1.	Тенденции политики/экономики	Исследуем макроэкономические тенденции – рост ВВП, курс национальной валюты и прочее. Не ленимся интересоваться скачками цен на газ/нефть, ибо это напрямую влияет на состояние мировой экономики. Основные источники информации – влиятельные СМИ ниш.	★
2.	Рыночная ситуация	Прослеживаем рост/падение спроса, появление новых конкурентов и анализируем новые перспективы в отношении целевой аудитории.	★★★
3.	Статистика продаж прошлых годов	В учет берутся данные по месяцам, кварталам и полугодиям. Прослеживаем влияние сезонности и корректируем показатели в соответствии с полученными данными.	★★
4.	Причинность спадов/роста	У каждого скачка продаж имеются глобальные причины. Важно их проследить и обернуть в свою сторону.	★★★
5.	Статистика по сотрудникам	Ориентироваться сугубо на лидеров слишком оптимистично. Планируйте отталкиваясь от «золотой середины» между средним звеном и передовиками.	★★
6.	База покупателей	Этап ориентирован только на компании, реализовывающих товары периодического использования. Учитывается объем дохода с постоянной ЦА в отношении к случайным покупателям.	★
7.	Установка целей	На основании предыдущих шагов уже можно увидеть общую картину потенциальных продаж. Рационально разрабатывать 2 цели – идеальную и выполнимую. Первая подкрепляется премиями и другими поощрениями со стороны администрации.	★★★
8.	Обсуждение плана	В качестве судей будут рядовые подчиненные. На собрании представителей принимается решение о реальности достижения поставленных целей + раздаются личностные инструкции.	★★

Имея на руках готовый план продаж, менеджер должен позаботиться о распределении бюджетных средств. Учитываются траты на закупки, рекламу и премии для сотрудников.

2) Обзор методов расчета ПП + разбор оптимальной стратегии на примере

Из-за особенностей структуры маркетингового плана продаж, в сети путешествует слишком много способов проработки данных. Новичку в рядах менеджеров ничего не стоит запутаться в потоке данных, как следствие, принять ошибочные решения в работе, а этого допускать нельзя.

Важно! В природе не изобретен эталонный метод разработки плана продаж. У каждого предприятия собственные потребности + особенности работы, и отталкиваться менеджеру необходимо только от них.

Основная классификация гласит о существовании 2 направлений в методах исследования – объективные (тесты в реализациях, статистика спросов) и субъективные (опросники, анкетки и прочее). Для оптимальных показателей достаточно выбрать 2-3 шутки близких к нише вашего бизнеса и работать с ними в комплексе. Детальнее о ключевых способах расчета плана продаж в таблице ниже.

Метод	Описание	Плюсы	Минусы
Исследование ожиданий потребителя	В качестве инструмента выступают опросники и блиц-анкетирование по оценке качества и других показателей продукции.	Хорошо показывает себя на новых товарах + мнение идет от покупателя напрямую, что немаловажно.	Субъективная оценка мнения респондентов. Ошибочное отношение человека к группе потребителей.
Мнение сотрудников	План продаж разрабатывается, отталкиваясь от мнения самих реализаторов товара/услуги.	Высокая точность данных из-за тесной связи с предметом продаж.	Слабая объективность по причине личностной заинтересованности.
Коллективное мнение руководства	За «круглым столом» проводится обсуждение спорных моментов. В остальном, берутся усредненные показатели оценки каждого участника.	Скорость прогнозирования и простота реализации.	В случае провала ответственность ляжет на плечи непосредственно руководящего персонала.
Метод Делфи	Руководящие должности разрабатывают каждый свой план продаж и передают его эксперту. На основании полученных данных, тот формирует новый документ и повторно отправляет его на доработку руководству. Алгоритм продолжается до тех пор, пока не будет улажено 100% разногласий.	Среди методов субъективного типа является наиболее объективным в своей оценке прогноза будущих реализаций. Личностное мнение группы респондентов сведено к 2%-5%.	Подобный план производства требует эксперта в отрасли и много личного времени со стороны руководства. Сильно тратиться хотят единицы, по причине этого популярность метода Делфи крайне низкая.
Рыночное тестирование	Продукт/услуга продвигается во всех регионах распространения компании. Размер области анализа формируется менеджером или специалистами отдела поставок.	Оценивается уровень маркетинга + компания может узнать реакцию потребителя на продукт.	Длительный и дорогой процесс. К тому же, из-за открытости перед конкурентами возможны утечки данных.
Анализ временных рядов	Три различных методики для прогнозирования будущего уровня продаж. Детальнее поговорим о методе ниже.	Высокий уровень объективности и дешевизна в проведении.	Сложность исполнения. Не распространяется на новую продукцию. Не берет во внимание рекламный аспект.
Статистическое исследование уровня спроса	В расчет берутся все факторы влияния на объемы продаж – индексы, курс, и прочее.	Высокая объективность и понятность результата. Возможность выявления скрытых факторов влияния на реализацию.	Трудоемкость и сложность применения.

Мы описали лишь 3%-5% от общего числа методик составления плана продаж, доступных в сети интернет Тем не менее, оговоренные варианты признаны маркетологами и топ-менеджерами по всему миру, а это много стоит.

В качестве испытуемого для детального разбора взят комплексный метод временных рядов, состоящий 3 подметодик – скользящее среднее, сглаживание по экспоненциалу и декомпозиция с коэффициентом сезонности. Давайте каждую из составляющих рассмотрим детальнее.

Что такое бизнес план?

Элемент №1. Скользящее среднее

Суть – прогнозируемый объем продаж формируется как среднее арифметическое предыдущих временных отрезков. Вспомогательные факторы в учет не берутся.

Пример:

Количество временных промежутков – 5 лет;

Показатели продаж по годам – 2 400, 2 500, 2 445, 2 450 и 2 567 соответственно;

Расчет прогноза – (2 400 + 2500 + 2 445 + 2 450 + 2 567) /5=2 472.

Точность растет пропорционально количеству лет в расчетах, что делает методику менее эффективной для молодых организаций.

Элемент №2. Экспоненциальное сглаживание

Методика рассчитана на розничную торговлю. Работает с данными предыдущих периодов и позволяет просчитать реализации на последующий, аналогичный расчетному, период (месяц, квартал, полугодие и так далее).

Параметры:

• константа сглаживания (КС) в промежутке 0-1;
• фактический спрос в текущий временной промежуток (ФС);
• прогнозированный спрос на текущий временной промежуток (ПС).

Формула – КС*ФС+(1-КС) *ПС.

КС варьируется в зависимости от количества реализаций. Так, при среднем значении – это 0.3-0.5, при росте – 0.6-0.8. Для каждого предприятия КС подбирается опытным путем – показатель с минимальным отклонением за прошлые временные промежутки.

Пример:

1 245 – продано телефонов за месяц фактически (ФС);

1 180 – прогнозируемое значение (ПС);

КС – 0.4;

Рассчитываем план продаж на следующий временной период – 0.4*1 245+(1-0.4) *1 180= 498 + 708 = 1 206.

По аналогичной схеме работаем для просчетов показателей в других временных периодах.

Элемент №3. Декомпозиция

В теории, декомпозиция – это совокупность коэффициента сезонности (КС), цикла и тренда, но в практическом аспекте 2 пункта часто вываливаются и остается только сезонность. Методика применяется при разработке планов продаж на основании данных предыдущих временных периодов с учетом вариацией по сезону.

Пример просчета декомпозиции:

1. Считаем коэффициент сезонности по 12 месяцам. Пусть у нас объем реализаций – 399 996 рублей. Январь — 20 000, Февраль – 23 000 и так далее. Среднее значение – 399 996 /12=33 333. Тогда для Января КС – 20 000/33 333=0.6, для Февраля КС – 23 000/33 333=0.69 и так далее.
2. Определяемся с целью. Пусть это увеличение сбыта на 10%. Объем реализаций за прошлый год – 400 000, тогда прогноз – 400 000 + 10%=440 000.
3. Планы по месяцам. Разбиваем годовую цель на месячные через КС. Среднее значение – 440 000/12= 37 000. Для Января – это 0.6*37 000=22 200, для Февраля – 0.69*37 00000=25 530 и так далее.

Достижение целей по месяцам приведет годовую к 100%. Корректировать продажи в коротких временных промежутках гораздо проще, нежели догонять 3%-4% от объемов годовой цели в последние пару месяцев. Проверено на практике сотнями ИП.

3) Оформление со структуризацией ПП

Относительно структуризации – детализация приветствуется. Предположим, что план продаж – это карта. Чем крупнее у нее масштаб, тем проще человеку найти точку на местности. В отношении ПП принцип аналогичен.

Обратите внимание! Чем крупнее организация, тем большее количество планов продаж потребуется сделать – генеральный, для высокопоставленных работников компании, филиалов, подразделений, отделений менеджеров и даже рядовых продавцов. Работы хватит на месяц, как минимум.

Диверсификация касается и целей. Менеджер обязан делать установки в нескольких направлениях одновременно – региональный рынок, макрорынок, общий размер сбыта и финальная финансовая прибыль.

Как оформлять план продаж – элементы по порядку:

1. Шапка документа из заголовка и автора.
2. Достижения работников компании за прошлые 12 месяцев. Если требуется расширение кадров, упоминайте о данном вопросе именно здесь.
3. Итоги прошлого периода. Здесь располагают графическую информацию по росту/спадам реализаций, доля продаж каждого работника компании, процент недовыполнения или перевыполнения ПП.
4. Планы на будущий период. Объемы продаж, ключевые контракты/клиенты с предположительными цифрами реализаций и прочее.
5. План мероприятий для достижения целей – смена ценовой политики, проведение масштабных рекламных акций, реорганизация технического наполнения, и так далее.

В конце ставится подпись удостоверенных членов руководства и печать компании, подтверждающая принятие плана в оборот.

Разбор 5 типичных ошибок при составлении менеджером плана продаж:

4) Как составить план продаж в Excel на год – практический пример

Обеспечение максимальной точности нельзя организовать посредством примитивных инструментов разработки поэтому приходится углубляться в изучение специализированного программного обеспечения. Разработка ПП в Excel – это кратчайший путь для начинающего менеджера или ИП достигнуть поставленных целей, ибо пользоваться оговоренным редактором могут 95% владельцев ПК.

Далее мы пошагово расскажем, что да как требуется указывать в ячейках Excel для просчета плана продаж на 12 месяцев вперед.

Образец бизнес плана: 5 этапов создания документа

Как составить ПП в Excel на год – пошаговая инструкция:

1. За основу берем статистическую информацию по прошлым 12 месяцам. С новым предприятием будет сложнее, ибо часть данных придется делать на основании собственных предположений.
2. Немного математики. В основе расчетов лежит формула линейного тренда Y=B*X+A, где расшифровку каждого из параметров можете увидеть на картинке ниже.
3. Соответствующая функция имеется в самом редакторе – ЛИНЕЙН. Найти ее можно через быстрый поиск, активирующийся нажатием клавиши F2, а потом Ctrl + Shift + Ins, либо в ручном режиме, выбрав из списка доступных функций. Далее, занимаемся указанием промежутков продаж и периодов.
4. Делаем выделение ячеек с аргументами (две одновременно). Ячейка с формулой должна в это время быть активной. Используем связку F2, а потом комбинацию Ctrl + Shift + Enter, вследствие чего получаем в распоряжение расчетные данные по неизвестным коэффициентам с уравнения.
5. Делаем расчет тренда на каждый из 12 периодов путем протягивания формулы.
6. Теперь занимаемся просчетом отклонений точных показателей реализаций от показателей линейного тренда. Формула указана на картинке ниже. Протягиваем ее вниз и получаем данные на год.
7. Считаем среднее число реализаций за 12 месяцев. Используем функцию для расчета среднего – СРЗНАЧ. Итоговое значение располагаем в нижней ячейке за пределами блока периодов.
8. Переходим к индексу сезонности. Значение – это частное от деления размера реализаций по конкретному периоду на усредненный показатель объема реализаций, посчитанный в предыдущем шаге.
9. По аналогичной формуле среднего значения, внизу таблицы производим расчет усредненного индекса сезонности. Теперь займемся прогнозированием на будущие периоды. Учитываем возрастание объемов продаж + показатель сезонности.
10. Начинаем с тренда на будущий сезон. В конец списка периодов просто добавляем еще один и продлеваем формулу из столбца «Значение тренда».
11. Перемножаем индекс сезонности с показателем тренда. Итог – прогнозируемый размер продаж в Январе нового периода. По оговоренному алгоритму производится расчет и последующих месяцев.
12. Перемножаем индекс сезонности с показателем тренда. Итог – прогнозируемый размер продаж в Январе нового периода. По оговоренному алгоритму производится расчет и последующих месяцев.
13. Как дополнение, необходимое после вступления ПП в работу – анализ результативности, формирующийся на фактических продажах. Как правило – это месяц. Ниже приведен элементарный пример таблицы, но для более влиятельных организаций имеет смысл производить больше распределений – позиции товара, артикулы, поштучные реализации и так далее.
14. После полного сбора статистической информации, рационально сформировать сводную таблицу сравнения выполнения ПП по каждой из товарных позиций. Элементарный пример на рисунке ниже.

Как видим, в составлении плана продаж через Excel нет ничего сложного, но это при условии, что менеджер уже знает, что такое исследование посредством линейного тренда + каким образом подобное прогнозирование проводится вообще. Для «невидящих» в помощь мировая сеть интернет.

Источник: biznesprost.com