Бланки строгой отчетности: что это и где использовать?
Бланки строгой отчетности: польза или лишняя работа? 4 «за и против» + 6 правил хранения БСО + пошаговый алгоритм по выдаче бланка строгой отчетности клиенту.
Бланк строгой отчетности – термин из области профессиональной бухгалтерской работы?
Или документ, который значительно упростит жизнь многих предпринимателей.
Разберемся, что скрывается за аббревиатурой БСО, какие выгодны из их использования можете получить лично вы и стоит ли вообще внедрять бланки в работу своего предприятия.
Что такое бланк строгой отчетности?
Бланк строгой отчетности для ООО или ИП – бумага установленного или составленного по правилам образца, которая служит для фиксации приема оплаты от клиента за оказанную услугу.
По факту, это тоже самое, что и обычные чеки. Вот только бланки печатаются без помощи кассового аппарата и заполняются вручную непосредственно при сделке.
Слово «строгая» указывает на то, что хотя БСО могут выглядеть устаревшими или не такими официальными, использовать их нужно только по установленным правилам.
О них мы еще поговорим в этой статье.
Можете ли вы использовать БСО?
Определяя, кто может использовать бланки строгой отчетности для ООО или ИП, мы должны обратиться к официальному Постановлению №359.
Если свести весь текст документа к одному предложению, получится такой тезис:
Использовать БСО могут любые предприниматели (как ИП, так ООО и прочие формы), которые занимаются предоставлением услуг населению.
Как все мы знаем, законодательные формулировки отличаются витиеватостью. Потому стоит сразу обозначить, что входит в эту категорию – «услуги».
Раньше достаточно было обратиться к установленному классификатору услуг ОКУН. Однако нововведения от 01.01.2017 окончательно лишили его силы.
Теперь в качестве классификатора используют ОКПД.
Актуальный Общероссийский классификатор можно изучить тут: https://www.gks.ru/metod/classifiers.html
Но и на этом определение «услуг» еще не заканчивается. Не секрет, что некоторые виды деятельности находят отражение в законодательстве далеко не сразу.
Что делать, если вы оказываете услугу, а в ОКПД её нет?
В этом случае, мы обращаем внимание на обращение Федеральной налоговой службы РФ от 7.03.14.
С полным текстом можно ознакомиться тут: https://www.audit-it.ru/law/account/709937.html
Как видите, даже если ваш вид занятости не обозначен в Классификаторе, вы все равно можете использовать бланки строгой отчетности.
Есть только один строгий запрет: если вы продаете продукцию, а не услуги, использовать БСО не можете!
Бланки строгой отчетности для ИП и ООО: «за и против»
Предположим, вы оказываете услуги и всецело попадаете в список тех, кто может использовать в своей работе бланки строгой отчетности для ИП или ООО.
Но у нас все еще остается важный вопрос:
Что хорошего предпринимателю вообще дают эти бумажки?
Как заполнять налоговую декларацию
Ответить на него, а заодно и подчеркнуть некоторые минусы мы можем с помощью сравнительной таблицы.
| Какие бонусы вам даст использование бланков? | Почему БСО могут вас не устроить? |
|---|---|
| Это избавляет от необходимости тратить деньги (а это не менее 10 000 рублей) на приобретение кассового аппарата. А если нет аппарата, нет необходимости ставить его на учет и обучать персонал с ним работать. Также, вы избегаете так называемых амортизационных расходов – на обслуживание. | Главный минус – такое удобство доступно не каждому, только для оказывающих услуги населению. |
| Когда вы оказываете услуги не в каком-то определенном месте, а на выезде, проще взять свой бланк строгой отчетности для ИП или ООО, чем весь кассовый аппарат. | Бланки нужно заполнять самостоятельно и от руки, что отнимает время. Кроме того, их нужно правильно хранить и утилизировать. |
Из всего вышесказанного можно сделать вывод: бланки особо оценят те предприниматели, которые хотят сэкономить, работают на выезде и оказывают услуги не в таком количестве, чтобы уставала рука заполнять десятки бланков.
Как правильно вести учет этих документов?
Как вы могли запомнить, «строгая отчетность» — это действительно не пустые слова. Вести контроль над бланками нужно по установленным законодательством правилам.
Основные правила учета бланков:
-
Для контроля над хранением и использованием БСО заводят отдельную книгу.
Её странички прошиваются, а также она заверяется подписями и печатью фирмы.
- Номера полученных, использованных, испорченных бланков фиксируются в этой книге.
-
Информация вносится в любой удобной форме.
Главное, чтобы она четко обозначала что, когда и как происходит с БСО.
- Для крупной организации имеет смысл определить ответственное лицо, которое будет заведовать книгой, контролировать записи, следить за наличием самих бланков и их хранением.
-
Корешки использованных или копии выданных клиентам листов (если отрывные корешки не предусмотрены) складируются в отдельном месте.
Оно должно быть сохранено от несанкционированного доступа.
-
Обозначенные выше части бланков хранят 5 лет.
Только после этого срока (+1 месяц) вы можете уничтожить бумаги, составив соответствующий акт.
Просто выбрасывать их нельзя.
Лучший вариант – уничтожение в шредере.
Если собственного у вас нет, вы можете передать эту задачу по аутсорсингу сторонней фирме.
Существуют ли официальные бланки строгой отчетности для ООО и ИП?
Можно определить только две категории бланков:
- утвержденные государством документы;
- персонально разработанные фирмой бланки.
Федеральными органами определено, как должен выглядеть бланк строгой отчетности для некоторых видов деятельности.
Как получить выписку из ЕГРИП: подробные шаги
В этот список относятся:
- билеты в кинотеатрах и театрах;
- путевки (туристические, на посещение экскурсий, в санатории);
- абонементы на помещение учреждения;
- квитанции, которые дают клиентам в ломбардах;
- разные типы БСО, связанные с поездками (непосредственно билеты, талоны на багаж, билетики на транспортировку грузов в троллейбусах, автобусах).
Если вы оказываете услуги, которые предполагают выдачу бланков из списка выше, обязательно будете использовать БСО установленного образца.
Искать самостоятельно их не нужно. Когда вы обратитесь в типографию за печатью, вам изготовят нужный формат документа.
Но вот если вы будете предоставлять любые другие услуги (что вероятнее всего), вам нужно создать его своими силами.
Ничего сложного в этом на самом деле нет. Главное, проследите, чтобы были отмечены все необходимые пункты. Разберем их подробнее.
Какие реквизиты должен иметь бланк строгой отчетности для ИП и ООО?
Каждый документ имеет такие реквизиты:
- Обозначение документа – его название, индивидуальный номер (состоит из 6 цифр).
- Полное название ИП или ООО.
- Идентификационный номер предприятия.
- Какая услуга оказывается и её цена.
- Какой объем денежных средств был получен за услугу.
- Информация подтверждается датой, ФИО ответственного лица, подписью и официальной печатью.
Проверка компании по ИНН: подробная инструкция
Как правило, все бланки состоят из двух частей – отрывной и основной. Важно, чтобы на них было указано одно и то же номерное обозначение.
В типографии обязательно указывают на БСО, кто их отпечатал и в каком количестве. Проверьте эту информацию, т.к. без данной отметки бланки запрещено использовать в работе.
Где предприниматель может получить БСО?
Вы уже могли понять, что БСО не печатают самостоятельно, их заказывают в типографиях. Не переживайте, если обращаетесь с такой задачей туда впервые.
В любом «солидном» заведении есть готовые шаблоны, а персонал знает, что и как нужно делать. Вам потребуется только указать нужно количество, и какую серию вы бы хотели присвоить документу.
Единственное исключение – нестандартные бланки. Если это ваш случай, образец действительно придется делать самостоятельно.
Как правило, для этого используют текстовый редактор Word, но строгого правила нет.
Создать можно, но вот печатать, представив себя в качестве типографии, предприниматель не имеет права.
Делать официальные бумаги можно только на особенном оборудовании. Ваш компьютер и принтер для этой задачи не подойдут.
Каждая партия, которую печатает типография, будет иметь особый персональный код (буквенная серия + уникальный номер).
Совет: каждый раз заказывая блок БСО, просите указывать серию, отличную от предыдущих. Это упростит контроль над бланками и снизит риск путаницы.
Как регистрировать БСО в налоговой службе?
Важно: данные документы в налоговых органах не регистрируют!
Возможно, у вас возникнет вопрос, каким образом тогда государство сможет проконтролировать добросовестность вашей работы с БСО.
Как создать свой бизнес с нуля: практическое руководство
Раньше эти бумаги действительно нужно было ставить на учет, но впоследствии это правило упразднили. Как ни странно, сейчас Федеральная служба полагается лишь на честность предпринимателей.
Любителей относиться к таким вещам спустя рукава спешим предупредить: если вдруг вы грубо нарушаете правила использования и хранения БСО, и это откроется при проверке, вас ждут солидные штрафы.
Так что лучше не злоупотреблять доверием и делать все правильно.
Пошаговый алгоритм работы с БСО
- После совершения сделки предприниматель (или назначенное ответственное лицо) ПРИ ПОКУПАТЕЛЕ заполняет бланк отчетности нужными данными.
- Если у БСО есть отрывной корешок, его отделяют и оставляют.
Если нет – при заполнении сразу делается копия бумаги.
- По окончанию работы все документы фиксируются в кассовый ордер с указанием общей полученной суммы.
- Сведения из ордера фиксируют в КУДиР (для ИП) или кассовую книжку.
О том, что такое БСО, и в каких случаях они используются, смотрите в данном видеоролике:
Как правильно заполнять документ?
- В документе отчетности при совершении сделки должны быть заполнены все поля.
-
Исправления и помарки не допускаются.
Если это уже произошло, испорченную бумагу фиксируют в учетной книге, но ни в коем случае не выкидывают!
- Текст в БСО должен быть четким, а вот ограничений по цвету пасты нет.
Теперь вы знаете все про бланки строгой отчетности и можете сами решить, помогут ли они вам в работе.
Если вы попадаете в категорию предпринимателей, которые могут использовать БСО, имеете возможность значительно сэкономить.
Но в тоже время, введение бланков не освобождает вас от необходимости контролировать документы, подтверждающие финансовые операции.
БСО – фактически, обычный чек. А если вы еще не в курсе, его невыдача – это административное нарушение, которое влечет за собой весомый штраф (до 4 тыс.руб. для ИП, до 40 тыс.руб. для ООО).
Поэтому, принимайте решение о переходе на бланки строгой отчетности взвешенно.
Источник: biznesprost.com